Quel fichier Excel utiliser pour une grille tarifaire et comment vérifier sa lecture (« Format de grille attendu », « Vérification de la grille », « Base de calcul ») (chargeur et prestataire logistiq

Le fichier Excel d'une grille tarifaire (fenêtre « Format de grille attendu ») doit respecter un format précis ; après l'import, le bloc « Vérification de la grille » montre ce que Spacefill a lu et vous permet de corriger la base de calcul, la zone de livraison et la devise.

Qui peut le faire : un administrateur du compte (chargeur ou prestataire logistique).

Le format du fichier

Pour afficher les consignes, cliquez sur « Aide » à côté de « Importez votre fichier Excel — les paramètres de la grille seront détectés automatiquement. » dans le bloc « 2 Structure & import de la grille ». La fenêtre « Format de grille attendu » s'ouvre ; « Fermer » la ferme. Elle indique :

- Le fichier doit être au format Excel (.xlsx), de 100 Mo au plus (les fichiers PDF ne sont pas acceptés), et la grille doit se trouver dans le premier onglet du fichier.

- Une ligne par destination : le numéro de département sur 2 chiffres (par exemple 01 ou 75) ou le code pays (par exemple FR ou BE).

- Une colonne par quantité, avec la quantité dans l'en-tête : un nombre de palettes, de cartons, ou une tranche de poids (par exemple 0-5 kg ou 5-10 kg).

- L'unité clairement indiquée : kg, palette, carton.

- Les prix dans les cases, au croisement de chaque destination et de chaque quantité.

- La devise : €, £, $ ou CHF.

Exemple de grille en euros : une première ligne avec « Département », « 1 palette », « 2 palettes » et « 3 palettes » ; le département 01 coûte 100 €, 190 € et 250 € ; le département 64 coûte 105 €, 192 € et 264 € ; le département 75 coûte 110 €, 197 € et 312 €.

Si vous connaissez vos tarifs sans fichier, recréez-les dans un tableau Excel simple : une colonne par nombre de palettes et une ligne par département.

Les étapes pour importer le fichier

Étape 1 : dans la zone « Glissez votre fichier ici, ou cliquez ici pour sélectionner un fichier » (.xlsx), déposez le fichier ou cliquez pour le choisir.

Étape 2 : attendez la fin de l'analyse. Le message « Analyse de votre grille en cours… » s'affiche, avec le texte « Spacefill AI lit les lignes tarifaires et détecte les paramètres de la grille. Cela prend généralement moins d'une minute. ».

Étape 3 : dans le bloc « 2 Vérification de la grille », contrôlez le tableau lu. Les prix sont colorés de vert (moins cher) à rouge (plus cher), avec l'échelle « Moins cher / Plus cher » et l'écart des prix (par exemple 100,00 € → 312,00 €). L'icône en haut à droite du tableau ouvre la fenêtre « Grille complète » pour voir toute la grille ; la croix la ferme. Le nom du fichier s'affiche sous le tableau avec une corbeille qui supprime le fichier.

Étape 4 : dans le panneau « Paramètres de la grille » (« Ces valeurs ont été extraites de votre grille. »), vérifiez « Base de calcul », « Zone de livraison » et « Devise ». Pour changer la base de calcul, cliquez sur « Modifier » : la liste propose « Poids (Kg) », « Palette », « Palette 100×120 », « Palette 80×120 » et « Carton », et vous pouvez saisir un nouveau libellé dans « Rechercher ou taper pour en créer un nouveau… ». « Zone de livraison » propose par exemple « Département » ou « Pays ». « Devise » affiche par exemple « EUR € ».

Étape 5 : si la lecture est fausse, supprimez le fichier avec la corbeille (infobulle « Supprimer le fichier ») ou cliquez sur « Remplacer la grille », puis importez le fichier corrigé. L'application indique : « Notre IA a analysé votre fichier et détecté les paramètres de la grille, en cas d'erreur de sa part, supprimer la grille et télécharger la à nouveau. ».

Ce qui se passe ensuite : quand la grille est lue et que les paramètres sont cohérents, le bouton « Enregistrer » de la page devient actif.

Important : si un paramètre que vous modifiez ne correspond pas au contenu du fichier, par exemple une zone « Pays » pour une grille par départements, un encadré rouge s'affiche avec la liste des paramètres incohérents et le bouton « Enregistrer » reste grisé. Remettez la valeur lue par Spacefill ou importez une grille corrigée.

Important : si le fichier ne contient aucune grille de prix lisible dans son premier onglet, un encadré rouge s'affiche avec le message « Aucun prix n'a pu être lu dans votre fichier. Vérifiez qu'il respecte le format attendu. » et le texte « Aucune grille tarifaire de transport n'a été trouvée dans le premier onglet du fichier. ». Le lien « Voir le format attendu » rouvre la fenêtre « Format de grille attendu » ; corrigez le fichier et importez-le de nouveau.

Si un message d'erreur s'affiche, consultez « Messages d'erreur dans les automatisations : que signifient-ils ? (chargeur) » ou « Messages d'erreur dans les automatisations : que signifient-ils ? (prestataire logistique) ».