Connecter le WMS Effitrace

Résumé

Effitrace est un WMS. Les échanges avec Spacefill se font par échange de fichiers via SFTP, dans les deux sens. Le connecteur est bidirectionnel : 4 tâches envoient de l'information de Spacefill vers Effitrace, 5 tâches importent de l'information d'Effitrace vers Spacefill.

Des variantes de format existent et se paramètrent à la mise en service.

Les tâches du connecteur

De Spacefill vers Effitrace

D'Effitrace vers Spacefill

Le délai de traitement côté Spacefill est immédiat au dépôt du fichier : la temporalité réelle dépend de la fréquence d'envoi paramétrée dans Effitrace.

Gestion des identifiants

Une référence est identifiée par sa référence article, portée à l'identique dans les deux systèmes et conservée en clé externe.

Une expédition porte deux clés externes : le numéro d'ordre de préparation Effitrace (numeroOdp) et le numéro de commande client (numeroCommandeClient pour un import, origine sur une confirmation d'expédition) ; sa référence de commande combine les deux, sous la forme <numéro de commande>-<numéro d'ordre de préparation>, et se réduit au seul numéro d'ordre de préparation lorsque les deux valeurs sont identiques.

Une réception est identifiée par le numéro de commande fournisseur (numeroCommandeFournisseur), qui sert à la fois de référence de commande et de clé externe ; pour un retour, la référence de commande devient <numéro d'ordre de préparation>-<numéro de commande fournisseur> et le retour est rattaché à l'expédition portant ce numéro d'ordre de préparation.

Suivre les échanges du connecteur

Deux écrans permettent de piloter le connecteur :

• l'onglet Connectivité (app.spacefill.fr/integrations/jobs) donne l'intégralité des jobs, filtrable par statut

• l'onglet Integrations présent sur la page d'une référence, d'une expédition, d'une réception ou d'un retour ne montre que ce qui concerne cette ressource. 

Quatre situations peuvent s'y présenter :

• Complété : l'échange s'est déroulé normalement, aucune action n'est attendue.

• Ignoré : aucune mise à jour de la ressource n'était nécessaire, aucune action n'est attendue non plus.

• Ordre bloqué (ou référence bloquée) : une correction humaine est attendue sur la donnée, dans Spacefill ou dans Effitrace.

• Échoué :

  • si l'erreur est explicitée, corrigez la donnée à la main dans Spacefill ou dans Effitrace pour qu'un nouvel envoi soit généré ;

  • si elle ne l'est pas, il peut s'agir d'une indisponibilité passagère des serveurs, attendez dix minutes que la tâche se relance automatiquement puis contactez Spacefill si rien n'a changé.

La règle de reprise est la même dans tous les cas : après correction, l'ordre repart tout seul, car modifier la donnée émet un nouvel événement qui relance la tâche. Aucune action technique n'est requise.

Activation et paramétrage du connecteur

Le connecteur s'active et se paramètre directement depuis l'onglet Connecteurs (app.spacefill.fr/settings/connectors), sans intervention technique.

Le paramétrage couvre d'abord l'initialisation des champs de l'instance du connecteur (identifiant client, mot de passe et autres accès), puis le paramétrage et le mapping de tous les champs personnalisés : références, expéditions, réceptions et stock. Un champ personnalisé doit avoir été créé dans la configuration pour pouvoir être mappé. La synchronisation des transporteurs se fait de son côté dans les paramétrages des transporteurs, où l'on renseigne l'identifiant transporteur dans le WMS et l'identifiant transporteur et service dans le WMS.

Détail par tâche

Envoi de références vers le système tiers (generate-master-items)

Cette tâche transmet à Effitrace le catalogue des références du chargeur, ainsi que leurs codes-barres, fournisseurs, catalogues, langues et colisages. Elle est déclenchée par un événement Spacefill sur une référence et reprend les références modifiées depuis son dernier passage, archivées et références composées comprises. Toutes les références d'un même passage sont écrites dans un seul fichier ; les composants d'une référence composée sont résolus pour être cités par leur référence.

Des champs personnalisés supplémentaires peuvent être mappés sur des champs de l'enregistrement article : leur correspondance se définit à la mise en service.

Envoi de réceptions vers le système tiers (generate-entry-orders)

Cette tâche transmet à Effitrace les réceptions et les retours attendus à l'entrepôt, avec leurs lignes d'articles. Elle est déclenchée dès qu'une réception passe au statut Planifié, et reprend les réceptions modifiées depuis son dernier passage. Chaque réception donne un fichier distinct, composé d'un en-tête et d'une ligne par ligne de commande.

Des champs personnalisés supplémentaires peuvent être mappés sur des champs de l'en-tête et sur des champs de ligne : leur correspondance se définit à la mise en service.

Envoi d'expéditions vers le système tiers (generate-exit-orders)

Cette tâche transmet à Effitrace les expéditions à préparer, avec leurs adresses de livraison, de client et de facturation, et leurs lignes d'articles. Elle est déclenchée dès qu'une expédition passe au statut Planifié, et reprend les expéditions modifiées depuis son dernier passage. Chaque expédition donne un fichier distinct ; lorsque l'expédition portait déjà une clé externe Effitrace et que l'accès à l'API d'Effitrace est paramétré, Spacelink attend quinze secondes après le dépôt puis demande la prise en compte du fichier, et bloque l'expédition si elle est refusée.

Des champs personnalisés supplémentaires peuvent être mappés sur des champs de l'en-tête et sur des champs de ligne : leur correspondance se définit à la mise en service.

Envoi d'annulations vers le système tiers (generate-order-cancel)

Cette tâche signale à Effitrace qu'une réception, un retour ou une expédition est annulé dans Spacefill. Elle est déclenchée dès que l'ordre passe au statut Annulé, et reprend les ordres modifiés depuis son dernier passage.

Le fichier produit est celui de la tâche d'envoi correspondante, au même format et sous le même nom : un fichier de réception pour une réception ou un retour, un fichier d'expédition pour une expédition. Le mapping est donc identique à celui décrit plus haut, avec deux différences : le champ d'en-tête integralementAnnule vaut 1 au lieu de 0, et le champ ligneAnnulee vaut 1 sur toutes les lignes. Après le dépôt, et lorsque l'accès à l'API d'Effitrace est paramétré, Spacelink attend quinze secondes puis demande la prise en compte du fichier ; un refus bloque l'ordre.

Import d'expéditions depuis le système tiers (load-exit-orders)

Cette tâche crée et met à jour dans Spacefill les expéditions préparées dans Effitrace, avec leur destinataire, leurs lignes et leurs colis. Elle est déclenchée par le dépôt d'un fichier d'état sur le SFTP, et un même fichier peut porter plusieurs centaines d'expéditions.

Seuls trois états d'ordre de préparation sont traités, les autres en-têtes du fichier sont laissés de côté : l'état 6 crée ou met à jour l'expédition, l'état 13 fait en plus passer l'expédition en préparation en cours, l'état 15 annule l'expédition. Une expédition déjà annulée ou déjà expédiée dans Spacefill n'est pas modifiée, et l'annulation d'une expédition inconnue de Spacefill n'a rien à annuler.

Des champs personnalisés supplémentaires peuvent être alimentés depuis des champs de l'en-tête et depuis des champs de ligne : leur correspondance se définit à la mise en service.

Import de confirmation de réception (load-entry-orders-acknowledge)

Cette tâche remonte dans Spacefill les quantités effectivement réceptionnées par l'entrepôt, sur une réception comme sur un retour. Elle est déclenchée par le dépôt d'un fichier de réception sur le SFTP.

La réception est retrouvée par sa clé externe, puis par sa référence de commande, et créée si elle n'existe pas encore. L'acquittement est ensuite envoyé avec les quantités du fichier, qui s'ajoutent à celles déjà acquittées : un même ordre peut donc être confirmé en plusieurs fichiers.

Des champs personnalisés supplémentaires peuvent être alimentés depuis des champs de l'en-tête et depuis des champs de ligne : leur correspondance se définit à la mise en service.

Import de confirmation d'expédition (load-exit-orders-acknowledge)

Cette tâche remonte dans Spacefill les quantités effectivement expédiées, le détail des colis et les informations de suivi transport. Elle est déclenchée par le dépôt d'un fichier de sortie sur le SFTP.

Chaque bloc du fichier décrit une livraison, c'est-à-dire un colis. Les blocs qui portent la même référence de commande sont consolidés en une seule expédition : les quantités s'additionnent par référence et par lot, les colis sont dédoublonnés sur leur code colis et les poids sont cumulés. L'expédition est ensuite retrouvée par ses clés externes puis par sa référence de commande, et créée si elle n'existe pas. Lorsqu'elle existe, ses données sont mises à jour sans que les champs personnalisés déjà présents dans Spacefill soient effacés par des valeurs vides du fichier, et l'expédition n'est pas modifiée si elle est annulée. L'acquittement s'ajoute aux quantités déjà acquittées, et les colis du fichier viennent compléter ceux des passages précédents.

Des champs personnalisés supplémentaires peuvent être alimentés depuis des champs de l'en-tête et depuis des champs de ligne : leur correspondance se définit à la mise en service.

Import de photo de stock (load-inventory-adjustment)

Cette tâche remonte dans Spacefill l'état du stock tenu par Effitrace, et met à jour au passage les caractéristiques des références qu'il contient. Elle est déclenchée par le dépôt d'un fichier de stock sur le SFTP.

Seules les lignes d'article sont lues. La tâche synchronise d'abord les références simples, puis les références composées dont les composants sont résolus par leur référence, et crée enfin la photo de stock, datée de la date de modification du fichier. Une ligne portant une composition décrit une référence composée : elle met à jour la référence mais n'alimente pas le stock.

Import de statut transport (load-transport-tracking)

Cette tâche remonte dans Spacefill les événements de suivi transport des expéditions. Elle est déclenchée par le dépôt d'un fichier de suivi sur le SFTP, chaque ligne du fichier décrivant un événement.

Un seul événement est conservé par couple expédition et numéro de suivi : un statut connu de Spacefill prime sur un statut non géré, puis c'est l'événement le plus récent qui est retenu. Une ligne sans numéro d'ordre ou sans numéro de suivi n'est pas traitée, et apparaît comme ignorée dans le suivi des jobs lorsque le numéro d'ordre est présent.