Comment signaler un incident depuis la page d'une réception (« Actions », « Signaler un incident ») (chargeur et prestataire logistique) ?

Pour signaler un incident depuis la page d'une réception, ouvrez la réception, cliquez sur « Actions » puis sur « Signaler un incident », remplissez la fenêtre et cliquez sur « Signaler un incident ».

Qui peut le faire : un utilisateur chargeur ou prestataire logistique.

Les étapes pour signaler un incident

Étape 1 : dans le menu de gauche, cliquez sur « Réceptions » (groupe « Flux entrant » pour le prestataire logistique, groupe « Chaîne d'approvisionnement » pour le chargeur).

Étape 2 : cliquez sur la référence de la réception concernée pour ouvrir sa page.

Étape 3 : cliquez sur « Actions », en haut à droite, puis sur « Signaler un incident ».

Étape 4 : dans la fenêtre « Signaler un incident », rubrique « Informations générales », renseignez les champs « Référence de la commande * » et « Type d'incident * » (les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires). Dans « Type d'incident * », la liste propose les types de votre configuration ; le champ « Sélectionner un type d'incident » permet de chercher un type. Sans type d'incident, le message « Type d'incident est requis. » s'affiche.

Étape 5 : si besoin, choisissez la « Priorité » : « Urgente », « Elevée », « Moyenne », « Faible » ou « Aucune priorité » (choix par défaut). Puis, dans « Assigner à », choisissez qui doit prendre une action : « Pas d'assigné » (par défaut) ou une personne ou une entreprise concernée par la réception. Le choix s'affiche ensuite dans le champ.

Étape 6 : si la fenêtre propose des champs supplémentaires, renseignez-les : ces champs personnalisés dépendent de la configuration de votre compte (par exemple « Equipe assignée », « Media » et la case « Remboursement transport »). Pour certains types d'incident, comme « Références endommagées », une section « Références » s'affiche : cliquez dans la zone « Rechercher une référence, une désignation ou un EAN pour l'ajouter à l'incident » et choisissez une référence (la liste propose d'abord les « Références contenues dans la commande », puis les « Autres références »), puis renseignez « Lot », « En anomalie » et « Note » (la colonne « Attendu » s'affiche). La corbeille d'une ligne la retire après la question « Vous souhaitez supprimer cette référence ? » (bouton « Oui, supprimer la référence »). Le fait qu'un type d'incident affiche la section « Références » est un réglage du type.

Étape 7 : dans la zone de texte « Ajoutez votre commentaire ici... Utilisez @ pour mentionner quelqu'un », décrivez l'incident. Le bouton « Ajouter un document » ouvre le sélecteur de fichiers pour joindre un document.

Étape 8 : cliquez sur le bouton vert « Signaler un incident ». Si la section « Références » est vide, la question « Confirmez-vous la création de l'incident sans référence ? » s'affiche : cliquez sur « Oui » pour créer l'incident ou sur « Non » pour revenir à la fenêtre. Le bouton « Fermer » ferme la fenêtre sans créer l'incident.

Ce qui se passe ensuite : le message « L'incident a été signalé avec succès. » s'affiche. Le nombre à côté de l'onglet « Incidents » de la réception passe à 1 et la carte « Incidents ouverts » de l'écran « Réceptions » augmente d'une unité. L'onglet « Incidents » affiche l'incident : son numéro (de la forme « INC-aaaammjj-nnnnn »), le statut « Ouvert », le « Type », « Créé par » avec la date, « Assigné à » (« Assigner l'incident » tant que personne n'est assigné), la « Priorité », les champs de votre configuration, la section « Références concernées » si vous en avez ajouté, le bouton « Fermer l'incident », le menu « ⋮ » et une zone de commentaire. Les utilisateurs ayant accès au chargeur et à l'entrepôt de la réception reçoivent une notification de création, selon leurs préférences de notification (vous ne recevez pas la vôtre). La personne assignée est toujours notifiée ; une personne mentionnée avec @ aussi, si elle a accès à l'entrepôt de la réception. Un incident est toujours lié à une commande, et vous pouvez en créer plusieurs pour la même réception.

Quand une réception n'a aucun incident, l'onglet « Incidents » affiche : « Besoin de signaler un incident ? Cliquer sur le bouton déroulant en haut à droite et sélectionner “Signaler un incident”. » Le bouton déroulant est le menu « Actions ».

Gérer l'incident depuis l'onglet « Incidents »

Le menu « ⋮ » de l'incident propose « Éditer l'incident », « Assigner l'incident », « Annuler l'incident » et « Supprimer l'incident ». Le bouton « Fermer l'incident » se trouve à côté du menu.

« Éditer l'incident » : la fenêtre affiche les informations générales (référence de la commande, type d'incident, priorité) ; cliquez sur « Éditer l'incident » pour valider.

« Assigner l'incident » : la fenêtre propose « Assigner à » (« Pas d'assigné » par défaut), un « Commentaire * » obligatoire et le bouton « Ajouter un document » ; cliquez sur « Assigner l'incident » pour valider.

« Fermer l'incident » : la fenêtre demande « Responsabilité * » (« Chargeur », « Transporteur », « Entrepôt », « Destinataire », « Fournisseur » ou « Autre ») et « Type d'incident * » ; cliquez sur « Fermer » et le message « L'incident a été fermé avec succès. » s'affiche. « Annuler » ferme la fenêtre sans fermer l'incident.

« Annuler l'incident » : la fenêtre affiche « Annuler un incident est immédiat et irréversible. Êtes-vous sûr de vouloir annuler cet incident ? » ; cliquez sur « Oui, annuler l'incident » ou sur « Fermer ».

« Supprimer l'incident » : la fenêtre affiche « Supprimer un incident est immédiat et irréversible. Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cet incident ? » ; cliquez sur « Oui, supprimer l'incident » : le message « L'incident a été supprimé avec succès. » s'affiche et l'onglet revient au message d'accueil.

Certaines de ces actions peuvent être refusées sur un incident créé par une autre entreprise.