Comment mettre à jour le statut d'une demande additionnelle (« Mettre à jour le statut », « En attente de validation », « Terminé », « Annulé ») (chargeur et prestataire logistique) ?

Pour changer le statut d'une demande additionnelle (chargeur ou prestataire logistique), ouvrez la demande et cliquez sur « Mettre à jour le statut », puis choisissez le nouveau statut dans la fenêtre « Mettre à jour le statut de la demande ».

Qui peut le faire : un utilisateur (chargeur ou prestataire logistique) ayant accès à la page « Demandes additionnelles ». Le statut peut être changé à tout moment, y compris depuis « Terminé » ou « Annulé » pour rouvrir la demande.

Les étapes pour mettre à jour le statut

Étape 1 : dans le menu de gauche, groupe « Collaboration », cliquez sur « Demandes additionnelles », puis cliquez sur la demande concernée.

Étape 2 : cliquez sur « Mettre à jour le statut », en haut à droite de la page de la demande.

Étape 3 : dans « Statut * » (« Sélectionnez le nouveau statut »), choisissez « En attente de validation », « Traitement en cours », « Terminé » ou « Annulé ». Le statut « Nouveau » n'est pas proposé : c'est le statut de départ.

Étape 4 : renseignez les champs qui s'affichent selon le statut choisi (voir la liste ci-dessous).

Étape 5 : cliquez sur « Confirmer ». Le bouton « Fermer » ferme la fenêtre sans changer le statut.

Les champs selon le statut choisi

Pour « En attente de validation » : « Type de facturation » (« Inclus dans le contrat » ou « Facturable »), « Date prévisionnelle de réalisation » (choisissez la date d'achèvement prévue de la demande), « Changer l'assignation du ticket * » (la personne ou l'entreprise qui doit valider ; elle est informée du changement de statut) et « Commentaire ».

Pour « Traitement en cours » : le type de facturation, la date prévisionnelle de réalisation, « Changer l'assignation du ticket » et le commentaire.

Pour « Terminé » : le type de facturation, puis, pour un prestataire logistique seulement, le « Montant à facturer » et son « Unité » (« Sélectionnez une unité » : €, heures, jours, cartons vrac, palettes ou unités), et enfin le commentaire. Le montant doit être un nombre. Un chargeur ne voit pas ces deux champs.

Pour « Annulé » : le type de facturation et « Commentaire * », obligatoire.

Ce qui se passe ensuite

Le message « Demande mise à jour » s'affiche. Le statut change en haut de la page et dans la frise : les étapes passées portent une coche verte (« Nouveau », « En attente de validation », « En cours », « Terminé »). Pour « Annulé », la frise affiche « Annulé » en rouge. Le bloc d'informations affiche les valeurs saisies (« Date de réalisation », « Type de facturation », « Montant à facturer », par exemple 100 €). La liste « Activités et commentaires » ajoute la ligne « a changé le statut en … » avec le commentaire saisi. Spacefill envoie une notification par email pour chaque changement de statut.

Le cas du statut « En attente de validation »

Quand vous choisissez « En attente de validation », la personne ou l'entreprise assignée doit valider les modalités de la demande : un bandeau « Validation demandée » avec les boutons « Rejeter » et « Accepter » s'affiche pour elle sur la page. Si elle accepte, la demande passe automatiquement à « Traitement en cours » et est réassignée à la personne qui avait demandé la validation.

Important : une demande « Annulé » n'affiche plus le menu « ⋮ » : pour la modifier, remettez d'abord un autre statut avec « Mettre à jour le statut ».

Si un message d'erreur s'affiche, consultez « Messages d'erreur dans les demandes additionnelles : que signifient-ils ? (chargeur et prestataire logistique) ».