Comment créer une règle de création automatique d'incidents (« Créer une nouvelle règle », « Événement déclencheur », « Code de la condition ») (prestataire logistique) ?

Pour créer une règle de création automatique d'incidents (bouton « Créer une nouvelle règle », « Événement déclencheur », « Code de la condition »), ouvrez la page « Création automatique d'incidents » de la section Automatisations. Une règle crée un incident toute seule quand un événement survient et que sa condition est vraie.

Qui peut le faire : un administrateur du compte prestataire logistique. L'application affiche « Seuls les utilisateurs administrateurs peuvent créer des règles ».

Comment fonctionne une règle de création automatique d'incidents

Une règle contient trois choses : l'événement qui déclenche l'évaluation, une condition écrite sous forme de code qui répond « oui » ou « non » pour la commande, et les détails de l'incident à créer (type, priorité, statut, entrepôts, personne assignée, commentaire). La règle est évaluée lors du passage de la réception ou de l'expédition au statut complété. Si le code renvoie vrai (true), l'incident est créé ; s'il renvoie faux (false), aucun incident n'est créé.

Les étapes pour créer une règle

Étape 1 : dans le menu de gauche, groupe « Gestion », cliquez sur « Automatisations ».

Étape 2 : sur la carte « Création automatique d'incidents », cliquez sur « Définir les règles ». La page « Création automatique d'incidents » s'ouvre.

Étape 3 : cliquez sur le bouton vert « Créer une nouvelle règle » (ou, tant qu'aucune règle n'existe, sur le « + » d'un modèle : voir plus bas). La page « Nouvelle règle » s'ouvre.

Étape 4 : dans « Nom de la règle », saisissez un nom (champ obligatoire).

Étape 5 : dans le bloc « 1. Paramétrage des conditions de déclenchement », ouvrez la liste « Événement déclencheur » et choisissez « A la complétion de la réception » ou « A la complétion de l'expédition » (champ obligatoire).

Étape 6 : dans « Code de la condition », écrivez la condition sous la forme d'une fonction JavaScript nommée evaluate qui reçoit la commande (order) et renvoie vrai ou faux. L'éditeur affiche déjà un gabarit : la fonction renvoie faux par défaut et un commentaire invite à vérifier l'état de la commande puis à renvoyer true pour activer la création d'incidents. Le champ est obligatoire et le code doit être modifié : tant qu'il reste identique au gabarit, le message « Vous n'avez pas mis à jour le code » s'affiche. Le code doit contenir une seule fonction nommée evaluate, avec exactement un paramètre order (sans déstructuration), non asynchrone, décrite par les deux lignes JSDoc du gabarit (@param {Order} order et @returns {boolean}), et elle doit renvoyer un booléen. Si le code ne respecte pas ces règles, le message « Il y a des erreurs dans le code, veuillez vérifier » s'affiche. Le code s'exécute en 500 millisecondes au plus.

Étape 7 : dans « Description de la condition », expliquez la condition avec vos mots, par exemple « Le taux de complétion est inférieur à 90 %. » (champ obligatoire).

Étape 8 : dans le bloc « 2. Paramétrage de l'incident », choisissez le « Type d'incident » (obligatoire). La liste propose les types d'incident configurés sur votre compte, par exemple « Pas de livraison », « Retard de transport » ou « Quantités incorrectes ».

Étape 9 : choisissez la « Priorité » parmi « Aucune priorité », « Urgente », « Élevée », « Moyenne » et « Faible », puis le « Statut » de l'incident créé : « Ouvert » ou « Fermé ».

Étape 10 : dans « Entrepôts concernés et assignation », vérifiez le tableau : par défaut, tous vos entrepôts sont listés, chacun avec une colonne « Personne ou entité assignée ». La corbeille de la colonne « Supprimer » retire un entrepôt de la règle ; la liste « Sélectionner un entrepôt » le remet. Choisissez dans chaque ligne la personne ou l'entité à qui l'incident sera assigné, par exemple « Le chargeur de la commande » ou « Le transporteur de la commande », ou encore une entreprise ou une personne de la liste.

Étape 11 : pour assigner la même personne à tous les entrepôts, cliquez sur « Assigner en un clic... ». La fenêtre « Affecter à tous les entrepôts concernés » demande de sélectionner la personne assignée (« Ceci définira cet assigné pour tous les entrepôts concernés. ») ; cliquez sur « Confirmer » (ou « Fermer » pour annuler).

Étape 12 : si vous voulez, saisissez un commentaire dans « Description de l'incident » (« Ajouter un commentaire à l'incident qui sera créé »).

Étape 13 : en bas de la page, laissez l'interrupteur « Activation de la règle » désactivé pour créer la règle sans l'activer, ou activez-le pour qu'elle s'applique tout de suite. Cliquez ensuite sur « Créer une règle automatisée ». « Annuler » quitte la page sans rien créer.

Ce qui se passe ensuite : le message « La règle a été créée avec succès! » s'affiche et la page « Création automatique d'incidents » montre la règle dans le tableau : événement (par exemple « Expédition »), nom de la règle, type d'incident, priorité, entrepôts, personne assignée, date de création, « Créé par », « Mis à jour le », « Statut » et « Actions ».

Quand la règle s'exécute et ce qu'elle fait

La règle est évaluée quand une réception ou une expédition passe au statut complété, pour les commandes des entrepôts listés dans le tableau, quel que soit le chargeur. Une règle crée au plus un incident par commande. L'incident créé porte le type, la priorité, le statut et le commentaire de la règle, et il est assigné comme réglé pour l'entrepôt de la commande ; si vous choisissez « Le transporteur de la commande » et que la commande n'a pas de transporteur, l'incident n'est assigné à personne. Si la règle est de nouveau évaluée pour la commande et que la condition n'est plus vraie, l'incident encore ouvert est fermé automatiquement ; si la condition redevient vraie et que l'incident est fermé, il est rouvert quand le statut de la règle est « Ouvert ».

Les modèles « Fréquemment utilisé »

Tant qu'aucune règle n'existe, la page affiche trois modèles. Le bouton « + » d'un modèle (infobulle « Ajouter ») ouvre la page « Nouvelle règle » avec le nom, le code et la description déjà remplis ; il reste à choisir l'événement et à paramétrer l'incident.

- « Taux de complétion < 90% » : crée un incident quand le taux de complétion de la commande est inférieur à 90 %. Le code renvoie faux si le taux n'est pas renseigné.

- « Aucun transporteur sur la commande » : crée un incident quand aucun transporteur n'est assigné à la commande.

- « L'enlèvement est en retard » : crée un incident quand la date d'enlèvement effective est postérieure à la date d'enlèvement prévue.

Exemples de règles classés par objectif

- Objectif : être prévenu quand une expédition est complétée avec trop peu de quantités. Configuration : modèle « Taux de complétion < 90% », événement « A la complétion de l'expédition », type d'incident « Quantités incorrectes » si ce type existe sur votre compte. Résultat : un incident est créé pour chaque expédition complétée sous 90 %.

- Objectif : tracer les commandes sans transporteur. Configuration : modèle « Aucun transporteur sur la commande ». Résultat : un incident est créé quand la commande est complétée sans transporteur.

- Objectif : signaler les enlèvements en retard. Configuration : modèle « L'enlèvement est en retard », type d'incident « Retard de transport » si ce type existe sur votre compte. Résultat : un incident est créé quand l'enlèvement réel dépasse la date prévue.

Limites et conseils

Important : deux règles actives avec le même événement et sans condition qui les distingue créent chacune un incident : vérifiez les règles existantes avant d'en créer une. Testez la condition avant d'activer la règle avec le bouton « Tester le code ». L'assignation se règle par entrepôt dans le tableau.

Si un message d'erreur s'affiche, consultez « Messages d'erreur dans les automatisations : que signifient-ils ? (prestataire logistique) ».