Comment créer une ou plusieurs références ou les importer par fichier (« Nouvelle référence », « Remplissage auto », « Importer ») (chargeur) ?

Pour créer une référence (chargeur), cliquez sur « Nouvelle référence » en haut à droite de l'écran « Références », remplissez le formulaire « Création de références », puis enregistrez. Pour créer beaucoup de références, importez un fichier avec le bouton « Importer » de cette page.

Qui peut le faire : un utilisateur d'un compte chargeur. Le rôle « Restreint » ne peut pas créer de référence : le bouton « Nouvelle référence » est grisé pour lui.

Les étapes pour créer une référence

Étape 1 : dans le menu de gauche, groupe « Gestion », cliquez sur « Références », puis sur « Nouvelle référence ». La page « Création de références » s'ouvre.

Étape 2 : dans le bloc « Détail », renseignez « Référence » (obligatoire, marquée d'un astérisque) : saisissez le code, ou cliquez sur « Remplissage auto » pour que l'application en génère un (par exemple « REF-LD34R »). Renseignez la « Désignation ».

Étape 3 : vérifiez « Unité de vente (UV) » (« UNITÉ » par défaut) et renseignez si besoin « L x l x h » (longueur, largeur et hauteur en cm), « Poids brut » et « Poids net » (en kg). La case « La référence est un kit » sert à créer un kit.

Étape 4 : dans le bloc « Propriétés », renseignez au besoin le « Code-barres EAN ». Dans le bloc « Champs personnalisés », renseignez les champs de votre compte, par exemple « Prix Unitaire HT » : ils dépendent de la configuration de chaque client.

Étape 5 : dans le bloc « Conditionnement », cochez « Gestion des UC » pour décrire le colis : « Unité de conditionnement (UC) » (« CARTON » par défaut, obligatoire), le nombre d'unités par carton, ses dimensions et ses poids. Cochez « Gestion des UM » pour décrire la palette : « Unité de manutention (UM) » (« Palette » par défaut, obligatoire), le nombre de cartons par palette, ses dimensions et ses poids. Les champs restent grisés tant que la case correspondante n'est pas cochée. UC signifie unité de conditionnement et UM unité de manutention.

Important : si « Gestion des UC » est cochée, le nombre d'unités par carton est obligatoire ; si « Gestion des UM » est cochée en même temps, le nombre de cartons par palette est obligatoire ; si seule « Gestion des UM » est cochée, le nombre d'unités par palette est obligatoire. Les dimensions doivent être supérieures à 0 et inférieures à 10 000 cm, et les poids supérieurs à 0 et inférieurs à 100 000 000 kg. Chaque référence doit être unique : sinon l'application affiche « Cette référence existe déjà. » sous le champ.

Étape 6 : pour créer plusieurs références en une fois, cliquez sur « Ajouter une référence » : un nouveau bloc de formulaire s'ajoute en bas de page. L'icône corbeille d'un bloc le retire. Le bouton en bas à droite indique le nombre de références à créer, par exemple « Enregistrer 2 référence(s) ».

Étape 7 : cliquez sur le bouton « Enregistrer … référence(s) ». « Annuler » abandonne la création.

Ce qui se passe ensuite : le message « Référence créée ! » s'affiche et la fiche de la nouvelle référence s'ouvre, avec un stock de 0 UV. La référence apparaît dans la liste, et la carte « Références créées cette semaine » augmente de 1.

Les étapes pour importer des références avec un fichier

Étape 1 : sur la page « Création de références », cliquez sur « Importer », en haut à droite. La fenêtre « Importer vos références » s'ouvre.

Étape 2 : cliquez sur « Télécharger le template » et choisissez le format (Excel ou CSV) du modèle de fichier. Remplissez-le avec les références. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires. Pour importer des champs personnalisés, ils doivent d'abord être créés dans « Paramètres ».

Étape 3 : glissez votre fichier dans la zone « Glissez votre fichier ici, ou cliquez ici pour sélectionner un fichier », ou cliquez dans la zone pour le choisir. Seuls les fichiers .csv et .xlsx encodés en UTF-8 sont acceptés.

Étape 4 : cochez au besoin « Voulez-vous mettre à jour les références existantes ? » (si la case reste décochée, les références qui existent déjà ne sont pas modifiées), puis cliquez sur « Importer » (le bouton reste grisé tant qu'aucun fichier n'est choisi). « Fermer » annule l'import. Ce qui se passe ensuite : le message « Articles importés avec succès » s'affiche et la fenêtre se ferme. Si des valeurs sont invalides, l'application affiche « L'importation a échoué. Les valeurs suivantes sont invalides : » suivi d'une ligne par valeur (la référence, la colonne et la valeur, avec par exemple « doit être un nombre entier » ou « ne doit pas dépasser » un maximum). Si seules certaines valeurs sont ignorées, le message « Importation terminée, mais certaines valeurs non valides ont été ignorées : » s'affiche.

Si un message d'erreur s'affiche, consultez « Messages d'erreur dans les références : que signifient-ils ? (chargeur) ».