Comment créer un nouveau retour (« Nouveau retour », « Expédition liée », « Type de retour », « Envoyer le retour ») (prestataire logistique) ?

Pour créer un nouveau retour (prestataire logistique), ouvrez l'écran « Retours », cliquez sur « Nouveau retour », choisissez l'entrepôt et le chargeur, renseignez le formulaire puis cliquez sur « Envoyer le retour ».

Qui peut le faire : un utilisateur prestataire logistique.

Les étapes pour créer un nouveau retour

Étape 1 : dans le menu de gauche, cliquez sur « Retours » (groupe « Flux sortant »), puis sur « Nouveau retour », en haut à droite.

Étape 2 : sur la page « Nouveau retour » (« Choisissez un entrepôt et un chargeur pour continuer »), ouvrez la liste « Entrepôt » et choisissez l'entrepôt. Le champ « Chargeur » reste grisé tant que l'entrepôt n'est pas choisi. Ouvrez ensuite « Chargeur » et choisissez le chargeur.

Étape 3 : un champ « Canal » s'affiche après le choix du chargeur (par exemple « Canal STACI 1 ») : choisissez le canal, puis cliquez sur « Suivant ». Le bouton « Suivant » est grisé tant que les champs ne sont pas renseignés.

Étape 4 : en haut du formulaire, saisissez la référence du retour dans le champ « Saisissez une référence... », ou cliquez sur « Remplissage auto » pour que la référence soit renseignée automatiquement. La référence est obligatoire.

Étape 5 : dans « Détails de la réception », vérifiez que l'interrupteur « Cette réception est un retour » est activé. Si le retour vient d'une expédition, ouvrez « Expédition liée » (« Tapez pour rechercher... »), tapez le début de la référence ou parcourez la liste, puis cliquez sur l'expédition. Le lien « Détails » ouvre l'expédition choisie et la croix retire le lien. Les références de l'expédition liée sont ajoutées à la section « Références » (regroupées par référence et par lot, avec leurs quantités). Le formulaire reprend aussi les champs personnalisés et les informations de transport de l'expédition, et l'adresse de livraison de l'expédition devient l'adresse d'enlèvement du retour.

Étape 6 : ouvrez « Type de retour » et choisissez un type : « Produit non conforme », « Produit défectueux », « Produit expiré », « Erreur de commande », « Insatisfaction client », « Avarie transport », « Rappel produit » ou « Fin d'événement ». Le champ « Type de retour » est un champ personnalisé du chargeur : ces 8 valeurs sont celles proposées par défaut, et la liste peut avoir été modifiée pour ce chargeur. Pour modifier la liste : « Paramètres », « Chargeurs », le chargeur concerné, puis « Champs personnalisés » ; ouvrez le champ « Type de retour » (type liste) et modifiez les options de la liste. Ce champ s'applique aux réceptions avec la mention « Retours uniquement ».

Étape 7 : renseignez les autres champs. « Chargeur » est grisé et déjà rempli. « Transporteur » : après le choix d'un transporteur, un champ « Service » s'affiche (par exemple « Chrono Classic International »). « Enlèvement » : choisissez une adresse dans la liste ; le crayon ouvre la fenêtre « Éditer l'adresse » (« Canal », « Nom de l'adresse », « Société », « Utiliser une adresse personnalisée », « Numéro et nom de rue », « Code postal », « Ville », « Pays », « État/ Région/ Province », contact avec « Prénom », « Nom de famille », « Adresse email », « Téléphone », boutons « Fermer » et « Enregistrer »). « Livraison » : l'entrepôt choisi, grisé. « Date d'enlèvement » et « Date de livraison » : cliquez dans le champ, choisissez un jour dans le calendrier puis une plage horaire avec « Matin », « Après-midi » ou les heures de début et de fin (par exemple de 05:00 à 20:00). « Instructions pour l'entrepôt » et « Ajouter un document » sont facultatifs. Selon la configuration du compte, des champs personnalisés comme « Commande bloquée » et « Fournisseur » s'affichent aussi (liste « Select an option »).

Étape 8 : dans la section « Références », vérifiez les lignes et saisissez la quantité de chaque ligne dans la case « UNITÉ ». Pour ajouter une référence, utilisez « Parcourir l'inventaire pour ajouter une référence... » ; le tableau contient « Lot », « SSCC », « DLUO » (date limite d'utilisation optimale), « Date de production », « Quantité », « En stock » et « Prévisionnel ». La corbeille d'une ligne demande « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cela ? » (« Non » ou « Oui »). Pour le détail, voir la rubrique « Ajouter, modifier et supprimer des références » de cet article.

Étape 9 : cliquez sur « Envoyer le retour », en bas à droite. Le bouton « Annuler », en bas à gauche, abandonne la création.

Ajouter, modifier et supprimer des références

Étape 1 : dans le formulaire « Nouveau retour », descendez jusqu'à la section « Références » (« Nombre de lignes »). Quand le retour est lié à une expédition, les lignes de l'expédition y sont déjà. Tant qu'aucune ligne n'est ajoutée, le tableau affiche « Il n'y a pas de références pour le moment. ».

Étape 2 : cliquez dans le champ « Parcourir l'inventaire pour ajouter une référence... ». La liste propose d'abord « Créer de nouvelles références », puis les références de l'inventaire avec leur désignation et leur stock en unités. Cliquez sur la référence à ajouter : une ligne s'ajoute au tableau. Vous pouvez ajouter plusieurs fois la même référence : chaque ajout crée une ligne.

Étape 3 : complétez la ligne. Le tableau contient les colonnes « Référence », « Lot », « SSCC », « DLUO », « Date de production », « Quantité », « En stock » et « Prévisionnel ».

Étape 4 : dans la colonne « Lot », ouvrez la liste (« N'importe lequel » par défaut) et choisissez un lot existant. Pour en créer un, cliquez sur « Créer un lot », saisissez le nom dans la fenêtre « Nouveau lot », puis cliquez sur « Enregistrer ». La croix à droite du lot le retire.

Étape 5 : dans la colonne « SSCC » (numéro d'identification d'une unité logistique), ouvrez la liste, saisissez la valeur dans la fenêtre « SSCC » (champ « Ajouter une valeur »), puis cliquez sur « Enregistrer ». Si besoin, renseignez « DLUO » avec la liste de la colonne et « Date de production » avec « Choisir une date ».

Étape 6 : dans la colonne « Quantité », saisissez la quantité dans le champ « unité ». Les champs « colis » (ou « CARTON » pour une référence gérée en cartons) et « palette » sont aussi proposés ; ils se grisent quand la quantité est saisie en unités. Les colonnes « En stock » (stock actuel) et « Prévisionnel » (stock prévisionnel) affichent le stock de la référence. Le sélecteur « Stock en : UV » propose UV, UC et UM (UV signifie unité de vente, UC unité de conditionnement et UM unité de manutention).

Supprimer : pour une ligne, cliquez sur l'icône corbeille à la fin de la ligne, puis sur « Oui » dans la question « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cela ? » (« Non » annule). Pour toutes les lignes, cliquez sur « Tout supprimer » (grisé tant que le tableau est vide) : la fenêtre demande « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer toutes les références de la commande ? Tous les articles de la commande seront supprimés. » ; cliquez sur « Confirmer » (ou « Annuler »).

Créer une nouvelle référence : dans la liste du champ « Parcourir l'inventaire... », cliquez sur « Créer de nouvelles références ». Dans la fenêtre « Nouvelles références », rubrique « Détail », renseignez « Référence * » (le bouton « Remplissage auto » en génère une), « Désignation », « Unité de vente (UV) », les dimensions « L x l x h » en cm, « Poids brut » et « Poids net » en kg ; la case « La référence est un kit » et le « Code-barres EAN » sont aussi proposés. Dans la rubrique « Conditionnement », cochez si besoin « Gestion des UC » (par exemple « CARTON ») et « Gestion des UM » (par exemple « Palette »). Pour créer plusieurs références d'un coup, cliquez sur « Ajouter une référence », puis sur « Enregistrer N référence(s) ». Le message « Référence créée ! » s'affiche et la référence est ajoutée comme une ligne du tableau.

Importer un fichier de références : cliquez sur le bouton vert « Importer » de la section « Références ». La fenêtre « Importer vos références » explique : « Remplissez le template Spacefill afin d'ajouter vos références en masse. Les champs marqués d'un * sont obligatoires. Pour importer des champs personnalisés sur vos références, ils doivent d'abord être créés dans les Paramètres. » Cliquez sur « Télécharger le template » (« Excel » ou « CSV »), remplissez le fichier, glissez-le dans la zone (seuls les fichiers .csv sont acceptés), puis cliquez sur « Importer ». Les références du fichier sont importées directement si vous respectez le format du template.

Important : un champ personnalisé n'est importé que s'il a d'abord été créé dans les Paramètres.

Ce qui se passe ensuite

Le message « Informations mises à jour ! » s'affiche et la page du retour s'ouvre avec le statut « Planifié », les étiquettes « Réception » et « Retour », « Expédition liée » et « Type de retour ». L'onglet « Activités » indique « a créé la réception » puis « a marqué la réception comme étant un retour » suivi de la référence de l'expédition. Le retour s'affiche en haut de la liste de l'écran « Retours ».

Un bandeau vert demande de confirmer la réception : cliquez sur « Confirmez la réception », vérifiez la page « Ajustement de réception » (type de retour, date de livraison réelle, références et quantités reçues) puis cliquez sur « Confirmer la réception » : le statut passe à « Réceptionné ». Si un bandeau rouge parle de règles de synchronisation, patientez ; si le retour reste bloqué, cliquez sur « Actions » puis sur « Débloquer la réception » et confirmez avec « Oui, débloquer la commande ».

Important : la référence et la quantité de chaque ligne sont obligatoires pour envoyer le retour.

Si un message d'erreur s'affiche, consultez « Messages d'erreur dans les retours : que signifient-ils ? (chargeur et prestataire logistique) ».