Comment archiver ou désarchiver une référence (« Archiver », onglet « Références archivées ») (chargeur) ?

Pour archiver une référence (chargeur), ouvrez sa fiche et cliquez sur « Archiver », en haut à droite. Une référence archivée est masquée de l'application ; vous la retrouvez dans l'onglet « Références archivées » et vous pouvez la désarchiver à tout moment.

Qui peut le faire : un utilisateur d'un compte chargeur qui a la gestion des commandes, pour une référence qui n'a plus de stock et qui n'est dans aucune commande en cours. Un utilisateur au rôle « Restreint » ne peut pas archiver.

Les étapes pour archiver une référence

Étape 1 : dans le menu de gauche, groupe « Gestion », cliquez sur « Références », puis cliquez sur la ligne de la référence pour ouvrir sa fiche.

Étape 2 : cliquez sur « Archiver », à gauche de « Modifier ». Aucune fenêtre de confirmation ne s'affiche.

Ce qui se passe ensuite : le message « Référence archivée ! » s'affiche. La référence quitte l'onglet « Toutes les références », et elle n'apparaît plus dans l'état des stocks ni dans la liste des références à ajouter à une commande. Sa fiche, son historique et ses commandes passées restent conservés. Une référence ne se supprime pas depuis l'application : l'archivage garde son historique.

Important : le bouton « Archiver » est grisé tant que la référence a du stock ou qu'une commande qui la contient est en cours. Quand le bouton est grisé, une infobulle affiche « Impossible d'archiver la référence car il en reste en stock, ou qu'une commande est en cours. ». Une commande est en cours quand elle contient la référence et n'est ni annulée ni terminée.

Retrouver et désarchiver une référence

Étape 1 : sur l'écran « Références », cliquez sur l'onglet « Références archivées ». Le tableau liste les références archivées, avec la colonne « Date d'archivage ».

Étape 2 : ouvrez la fiche de la référence, puis cliquez sur « Désarchiver » (le bouton remplace « Archiver » sur une référence archivée ; aucune fenêtre de confirmation ne s'affiche).

Ce qui se passe ensuite : le message « Référence désarchivée » s'affiche et la référence revient dans l'onglet « Toutes les références ».

Archiver ou désarchiver plusieurs références

Étape 1 : sur l'écran « Références », cochez les cases des références à traiter.

Étape 2 : dans la barre qui apparaît en bas de l'écran, cliquez sur « Archiver » (ou « Désarchiver » dans l'onglet « Références archivées »). La fenêtre « Confirmer l'archivage en masse » (ou « Confirmer le désarchivage en masse ») s'ouvre avec le texte « Êtes-vous sûr de vouloir archiver N articles sélectionnés ? » et la liste des références.

Étape 3 : cliquez sur « Oui, archiver articles » (ou « Oui, désarchiver articles »). « Annuler » ferme la fenêtre.

Ce qui se passe ensuite : un message liste les références traitées et, s'il y en a, un message d'échec liste les références refusées. Une référence est refusée quand elle a du stock (en unités, colis ou palettes) ou quand elle est dans une commande ni annulée ni terminée.

Si un message d'erreur s'affiche, consultez « Messages d'erreur dans les références : que signifient-ils ? (chargeur) ».