Comment ajouter une grille tarifaire transporteur (« Ajouter une grille tarifaire », « Portée », « Période de validité ») (prestataire logistique) ?

Pour ajouter une grille tarifaire transporteur (bouton « Ajouter une grille tarifaire », page « Configurer une grille tarifaire »), renseignez la portée de la grille, importez le fichier Excel de vos tarifs, vérifiez la lecture et les suppléments, puis enregistrez.

Qui peut le faire : un administrateur du compte prestataire logistique.

Avant de commencer

Préparez une grille par transporteur, ou par service si les tarifs diffèrent. Sachez si vos tarifs sont en palettes, en poids ou en colis, si la grille est par département ou par pays, et ses dates de validité (souvent du 1er janvier au 31 décembre). Le fichier doit être un fichier Excel au format .xlsx, de 100 Mo au plus ; seul son premier onglet est lu et les fichiers PDF ne sont pas acceptés.

Les étapes pour ajouter une grille

Étape 1 : dans le menu de gauche, groupe « Gestion », cliquez sur « Automatisations », puis, sur la carte « Coût du transport », cliquez sur « Définir les règles ».

Étape 2 : cliquez sur « Ajouter une grille tarifaire ». La page « Configurer une grille tarifaire » s'ouvre avec le texte « Renseignez le périmètre, importez votre grille, vérifiez les tarifs et ajoutez les suppléments. ». Elle compte trois blocs numérotés.

Étape 3 : dans le bloc « 1 Portée » (« Définissez à qui s'applique cette grille tarifaire et dans quelles conditions. »), ouvrez « Chargeurs concernés » (liste « Sélectionner des shippers ») et sélectionnez un ou plusieurs chargeurs. Le champ est obligatoire. L'option « Tous mes shippers » existe pour une grille commune à tous vos chargeurs.

Étape 4 : dans « Transporteur », choisissez le transporteur (champ obligatoire). Le champ « Service(s) » est grisé avec « Tous les services » tant qu'aucun transporteur n'est choisi. Après le choix, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs services du transporteur, par exemple « Chrono Classic International » pour Chronopost ; sans choix de service, la grille s'applique à tous les services.

Étape 5 : dans « Entrepôts », cochez les entrepôts concernés ou « Tous mes entrepôts » si les tarifs sont identiques partout (champ obligatoire, icône d'aide à côté du libellé : « Cette grille sera utilisée uniquement pour les expéditions qui partent des entrepôts sélectionnés. Si vos tarifs sont identiques pour tous vos entrepôts, sélectionnez-les tous. »).

Étape 6 : dans « Période de validité », ouvrez le calendrier et cliquez sur la date de début puis sur la date de fin. La période s'affiche par exemple « 1 octobre 2026 – 31 octobre 2026 » (champ obligatoire).

Étape 7 : dans le bloc « 2 Structure & import de la grille », glissez votre fichier .xlsx dans la zone « Glissez votre fichier ici, ou cliquez ici pour sélectionner un fichier », ou cliquez dans la zone pour choisir le fichier sur votre ordinateur. Le lien « Aide » ouvre la fenêtre « Format de grille attendu ». Spacefill lit le fichier (« Analyse de votre grille en cours… », généralement moins d'une minute), puis affiche le bloc « Vérification de la grille » avec le tableau lu et les paramètres détectés : base de calcul, zone de livraison et devise.

Étape 8 : dans le bloc « 3 Suppléments », activez si besoin l'interrupteur de la ligne « Surcharge carburant », puis choisissez « Pourcentage du prix de base » ou « Montant forfaitaire » et saisissez la valeur.

Étape 9 : en bas de page, laissez l'interrupteur « Activer la grille tarifaire » activé (c'est sa position par défaut) pour que la grille serve tout de suite, ou désactivez-le. Cliquez sur « Enregistrer ». Le bouton est grisé tant que la grille n'est pas lue et complète ; « Annuler » quitte la page sans enregistrer.

Ce qui se passe ensuite : le message « Grille tarifaire créée avec succès » s'affiche et la page « Coût du transport » montre la grille dans le tableau. Sa « Clé de la grille » est formée automatiquement à partir du transporteur (par exemple « chronopost » ; les grilles suivantes du même transporteur reçoivent « _2 », « _3 », etc.). La carte « Coût du transport » de la page Automatisations passe à « Actif ».

Plusieurs grilles et dates de validité

Il faut une grille par transporteur. Si vos tarifs changent en cours d'année, ajoutez une nouvelle grille dont la date de début correspond au changement : l'ancienne reste utilisée jusqu'à sa date de fin et Spacefill choisit la grille valable à la date de l'expédition. Quand une grille a expiré, les nouvelles expéditions affichent « Données insuffisantes » jusqu'à l'ajout de la nouvelle grille.

Si un message d'erreur s'affiche, consultez « Messages d'erreur dans les automatisations : que signifient-ils ? (prestataire logistique) ».