Comment ajouter des références à une réception (« Parcourir l'inventaire », « Importer », lot, SSCC) (prestataire logistique) ?

Pour ajouter des références à une réception (prestataire logistique), utilisez la section « Références » du formulaire « Nouvelle réception » : choisissez une référence de l'inventaire ou cliquez sur « Importer ».

Qui peut le faire : un utilisateur du prestataire logistique, pendant la création d'une réception.

Les étapes pour ajouter une référence depuis l'inventaire

Étape 1 : ouvrez le formulaire « Nouvelle réception », puis descendez jusqu'à la section « Références ». Elle affiche « Nombre de lignes : 0 » et le message « Il n'y a pas de références pour le moment. » tant qu'aucune ligne n'est ajoutée.

Étape 2 : cliquez dans le champ « Parcourir l'inventaire pour ajouter une référence... ». La liste propose d'abord « Créer de nouvelles références », puis les références de l'inventaire avec leur désignation et leur stock en unités.

Étape 3 : cliquez sur la référence à ajouter. Une ligne s'ajoute au tableau et le nombre de lignes augmente. Vous pouvez ajouter plusieurs fois la même référence : chaque ajout crée une ligne.

Étape 4 : complétez la ligne. Le tableau contient les colonnes « Référence », « Lot », « SSCC », « DLUO », « Date de production », « Quantité », « En stock » et « Prévisionnel ».

Étape 5 : dans la colonne « Lot », ouvrez la liste (« N'importe lequel » par défaut) et choisissez un lot existant. Pour en créer un, cliquez sur « Créer un lot », saisissez le nom dans la fenêtre « Nouveau lot », puis cliquez sur « Enregistrer ». La croix à droite du lot le retire.

Étape 6 : dans la colonne « SSCC » (numéro d'identification d'une unité logistique), ouvrez la liste, saisissez la valeur dans la fenêtre « SSCC » (champ « Ajouter une valeur »), puis cliquez sur « Enregistrer ».

Étape 7 : si besoin, renseignez « DLUO » (date limite d'utilisation optimale) avec la liste de la colonne (elle propose aussi les dates présentes en stock, « Ajouter une valeur » et « Non renseigné »), et « Date de production » avec « Choisir une date ».

Étape 8 : dans la colonne « Quantité », saisissez la quantité dans le champ « unité ». Saisissez un nombre entier : une case vide devient rouge avec le mot « Requis ». Les champs « colis » (ou « CARTON » pour une référence gérée en cartons) et « palette » sont aussi proposés ; ils se grisent quand la quantité est saisie en unités. Les colonnes « En stock » (stock actuel) et « Prévisionnel » (stock prévisionnel) affichent le stock de la référence en unités. Le « Prévisionnel » tient compte de toutes les commandes à venir, pas seulement de la date de cette réception. Les sigles du tableau : UV signifie unité de vente, UC unité de conditionnement et UM unité de manutention.

Ce qui se passe ensuite : les lignes sont envoyées avec la réception quand vous cliquez sur « Envoyer la réception ».

Supprimer une ligne ou toutes les lignes

Pour une ligne, cliquez sur l'icône corbeille à la fin de la ligne, puis sur « Oui » dans la question « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cela ? ». « Non » annule. Pour toutes les lignes, cliquez sur « Tout supprimer » (grisé tant que le tableau est vide) : la fenêtre demande « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer toutes les références de la commande ? Tous les articles de la commande seront supprimés. » ; cliquez sur « Confirmer » (ou « Annuler ») et le tableau affiche « Il n'y a pas de références pour le moment. ».

Créer une nouvelle référence depuis la réception

Étape 1 : dans le champ « Parcourir l'inventaire pour ajouter une référence... », cliquez sur « Créer de nouvelles références ». La fenêtre « Nouvelles références » s'ouvre.

Étape 2 : dans la rubrique « Détail », renseignez « Référence * » (le bouton « Remplissage auto » génère une référence ; une infobulle rappelle « Vous ne pouvez pas modifier la référence. »), « Désignation », « Unité de vente (UV) » (« UNITÉ »), les dimensions « L x l x h » en cm, « Poids brut » et « Poids net » en kg. La case « La référence est un kit » est aussi proposée, ainsi que « Code-barres EAN » (numéro de code-barres d'un article) dans la rubrique « Propriétés ». Si votre compte a des champs personnalisés sur les références, ils s'affichent dans la rubrique « Champs personnalisés ».

Étape 3 : dans la rubrique « Conditionnement », cochez si besoin « Gestion des UC » (« Unité de conditionnement (UC) * », par exemple « CARTON », avec « UNITÉ par CARTON », dimensions et poids) et « Gestion des UM » (« Unité de manutention (UM) * », par exemple « Palette », avec « CARTON par Palette », dimensions et poids).

Étape 4 : pour créer plusieurs références d'un coup, cliquez sur « Ajouter une référence » ; la corbeille d'un bloc le supprime. Cliquez sur « Enregistrer N référence(s) » (N est le nombre de références). Le bouton « Fermer » ferme la fenêtre.

Ce qui se passe ensuite : le message « Référence créée ! » s'affiche et la nouvelle référence est ajoutée comme une ligne du tableau.

Ajouter des références avec un fichier

Étape 1 : dans la section « Références », cliquez sur le bouton vert « Importer ».

Étape 2 : la fenêtre « Importer vos références » explique : « Remplissez le template Spacefill afin d'ajouter vos références en masse. Les champs marqués d'un * sont obligatoires. Pour importer des champs personnalisés sur vos références, ils doivent d'abord être créés dans les Paramètres. »

Étape 3 : cliquez sur « Télécharger le template » et choisissez « Excel » ou « CSV ».

Étape 4 : remplissez le fichier, puis glissez-le dans la zone « Glissez votre fichier ici, ou cliquez ici pour sélectionner un fichier ». Seuls les fichiers .csv sont acceptés (CSV : fichier texte de valeurs séparées).

Étape 5 : cliquez sur « Importer ». Le bouton « Fermer » ferme la fenêtre sans importer.

Ce qui se passe ensuite : en respectant le format du template, vous ajoutez vos références en masse : les références du fichier sont importées directement.

Important : un champ personnalisé n'est importé que s'il a d'abord été créé dans les Paramètres. Les champs personnalisés dépendent de la configuration de chaque compte.