Comment ajouter des références à une expédition (saisie, import CSV, création d'une référence) (chargeur) ?

Pour ajouter des références à une expédition (chargeur), utilisez le bloc « Références » du formulaire « Nouvelle expédition » : choisissez la référence dans votre inventaire, importez un fichier CSV avec le bouton « Importer », ou créez la référence si elle n'existe pas. Une référence est un article de votre inventaire.

Qui peut le faire : un chargeur. (À CONFIRMER : rôle d'utilisateur nécessaire.)

Ajouter une référence depuis votre inventaire :

Étape 1 : dans le formulaire « Nouvelle expédition », descendez jusqu'au bloc « Références » de l'expédition. Il affiche « Nombre de lignes : 0 » tant qu'aucune référence n'est ajoutée.

Étape 2 : cliquez dans le champ « Parcourir l'inventaire pour ajouter une référence... ».

Étape 3 : dans la liste, qui affiche la référence et son unité, cliquez sur la référence à ajouter à l'expédition.

Étape 4 : si besoin, choisissez le « Lot » de la référence. Par défaut, il vaut « N'importe lequel ».

Étape 5 : si besoin, choisissez le « SSCC » de la référence (numéro d'identification d'un colis ou d'une palette). Par défaut, il vaut « N'importe lequel ».

Étape 6 : si besoin, choisissez la « DLUO » de la référence (date limite d'utilisation optimale). Par défaut, elle vaut « N'importe lequel ». La liste propose aussi les dates présentes en stock, « Ajouter une valeur » et « Non renseigné ».

Étape 7 : dans la colonne « Quantité », saisissez la quantité de la référence dans la case « UNITÉ » ou « CARTON ». Saisissez un nombre entier. Une case vide devient rouge avec le mot « Requis ».

Étape 8 : lisez « En stock » et « Prévisionnel » à droite de la ligne de la référence. Le « Prévisionnel » tient compte de toutes les commandes à venir, pas seulement de la date de cette expédition.

Étape 9 : pour retirer la ligne d'une référence, cliquez sur la corbeille en fin de ligne. Le bouton « Tout supprimer » est aussi proposé. (À CONFIRMER : « Tout supprimer » retire toutes les lignes.)

Ce qui se passe ensuite : la ligne s'ajoute au tableau « Références » (colonnes « Référence », « Lot », « SSCC », « DLUO », vos champs personnalisés, « Quantité », « En stock », « Prévisionnel »). Les références sont enregistrées avec l'expédition quand vous cliquez sur « Envoyer l'expédition » ou « Enregistrer en brouillon ».

Important : si la quantité dépasse le stock, « En stock » et « Prévisionnel » passent en rouge avec une valeur négative, mais l'application n'empêche pas l'envoi de l'expédition.

Important : vous ne pouvez pas placer une expédition sur des palettes. Choisissez des unités ou des cartons.

Ajouter plusieurs références avec un fichier CSV :

Étape 1 : dans le bloc « Références » de l'expédition, cliquez sur « Importer ».

Étape 2 : dans la fenêtre « Importer vos références », cliquez sur « Télécharger le template » pour récupérer le modèle de fichier Spacefill.

Étape 3 : remplissez le modèle avec les références de l'expédition. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires. Les champs personnalisés à importer doivent d'abord être créés dans les Paramètres.

Étape 4 : glissez le fichier dans la zone prévue, ou cliquez sur la zone pour sélectionner le fichier. Seuls les fichiers .csv sont acceptés (CSV : fichier texte de valeurs séparées).

Étape 5 : cliquez sur « Importer » pour ajouter les références du fichier à l'expédition. Pour quitter sans importer, cliquez sur « Fermer ».

Ce qui se passe ensuite : les lignes du fichier sont ajoutées au bloc « Références ». (À CONFIRMER : résultat à l'écran après l'import et colonnes exactes du modèle, non filmés.)

Créer une référence qui n'existe pas dans l'inventaire : la fenêtre « Nouvelles références » permet de la créer. Spacefill propose de créer les références manquantes avant la création de l'expédition. (À CONFIRMER : comment ouvrir cette fenêtre depuis le formulaire, et ce qui s'affiche après l'enregistrement.) Dans la fenêtre « Nouvelles références » :

Étape 1 : saisissez la « Référence » de l'article (champ obligatoire). Le bouton « Remplissage auto » est proposé à côté du champ.

Étape 2 : si besoin, saisissez la « Désignation » de la référence.

Étape 3 : si besoin, vérifiez ou changez l'« Unité de vente (UV) » de la référence (« UNITÉ » par défaut).

Étape 4 : si besoin, saisissez les dimensions « L x l x h » de la référence en centimètres, puis son « Poids brut » et son « Poids net » en kilogrammes.

Étape 5 : si la référence est un kit, cochez « La référence est un kit ».

Étape 6 : si vous gérez des unités de conditionnement (UC, par exemple le carton), cochez « Gestion des UC » dans « Conditionnement », puis renseignez les quantités, par exemple « UNITÉ par CARTON ».

Étape 7 : si vous gérez des unités de manutention (UM, par exemple la palette), cochez « Gestion des UM » dans « Conditionnement », puis renseignez les quantités, par exemple « CARTON par Palette ».

Étape 8 : si besoin, dans « Propriétés », saisissez le « Code-barres EAN » de la référence (EAN : numéro de code-barres d'un article).

Étape 9 : si besoin, dans « Champs personnalisés », renseignez vos champs, par exemple « Prix Unitaire HT ».

Étape 10 : cliquez sur « Enregistrer 1 référence(s) » (le nombre dépend des références saisies) pour créer la référence. Pour créer plusieurs références d'un coup, cliquez d'abord sur « Ajouter une référence ». Pour quitter sans enregistrer, cliquez sur « Fermer ».

Si un message d'erreur s'affiche, consultez « Messages d'erreur dans les expéditions : que signifient-ils ? (chargeur) ».