À quoi servent les réceptions, que contiennent-elles et que signifient les statuts Planifié, Réception en cours, Réception terminée et Réceptionné ? (prestataire logistique)

Les réceptions (prestataire logistique) sont les commandes d'entrée de vos entrepôts : chacune annonce des marchandises qui vont arriver. Vous les trouvez dans le menu de gauche, groupe « Flux entrant », entrée « Réceptions ».

Qui peut le faire : un utilisateur du prestataire logistique peut consulter la liste des réceptions et ouvrir la page de chacune.

À quoi servent les réceptions

Une réception est une commande d'entrée. Elle prévient l'entrepôt qu'une livraison va arriver et indique le chargeur, le transporteur, l'adresse d'enlèvement, les dates prévues et les références attendues. L'entrepôt peut ainsi préparer l'accueil des marchandises.

Sur la page d'une réception, les statuts s'affichent dans cet ordre : « Planifié », « Réception en cours », « Réception terminée », puis « Réceptionné ». Le statut en cours est mis en avant avec sa date et son heure. Dans la liste, le statut s'affiche dans la colonne « Statut ». Le filtre « Statut » propose notamment « Créé », « Créneau à confirmer », « Planifié », « Réception en cours », « Réception terminée », « Annulé » et « Réceptionné ».

Voici le sens des statuts : « Créé » : la réception vient d'être créée et l'entrepôt doit encore confirmer la date prévue. « Créneau à confirmer » : le chargeur doit confirmer le créneau ou en proposer un nouveau. « Planifié » : la réception est prête à être exécutée. « Réception en cours » : le déchargement a commencé. « Réception terminée » : le déchargement est terminé. « Réceptionné » : la réception est complétée. « Partiellement complétée » : la réception n'est complétée qu'en partie. « Manqué » : la réception n'a pas eu lieu comme prévu. « Brouillon » : la réception est enregistrée par le chargeur sans être transmise à l'entrepôt.

L'écran Réceptions

L'écran « Réceptions » affiche la liste de vos réceptions. En haut à droite se trouvent les boutons « Nouvelle réception » et « Exporter », à côté de la « Vue par défaut ».

Sous le titre, trois cartes affichent chacune un nombre : « Réceptions bloquées », « Réceptions en retard » et « Incidents ouverts ». Un clic sur une carte filtre la liste. Une réception bloquée est une réception retenue par une règle de synchronisation d'un connecteur : la colonne « Raisons du blocage » indique la raison. Les nombres des cartes se recalculent quand vous cherchez ou filtrez.

En dessous se trouvent la barre « Rechercher par référence de réception... », le sélecteur « Entrepôt » (par défaut « Tous les entrepôts »), le bouton « Ajouter filtres » et le bouton « Afficher / Masquer ».

Le tableau contient une case de sélection, puis les colonnes « Référence de réception », « Chargeur », « Canal de vente », « Entrepôt », « Statut », « Date d'enlèvement », « Date de livraison », « Transporteur », « Quantité » (en UV, unité de vente), « Taux de complétion », « Adresse », « Code postal », « Ville », « Date de création », « Incident », « Expéditeur », « Pays », « Raisons du blocage », « Créé par », « URL de suivi » et « Support de réception ». D'autres colonnes sont masquées par défaut, par exemple « Statut transport », « Commande bloquée », « Fournisseur », « Numéro de suivi du transport » et « Id de suivi » : affichez-les avec « Afficher / Masquer ». En bas du tableau, un sélecteur règle le nombre de lignes affichées et la pagination permet de changer de page. Quand vous cochez une ou plusieurs réceptions, une barre d'actions s'affiche en bas de l'écran : voir « Comment annuler une ou plusieurs réceptions (« Annuler », « Annuler en masse ») (prestataire logistique) ? ».

La page d'une réception

Pour ouvrir une réception, cliquez sur sa référence dans la liste. En haut de la page, vous voyez la référence, l'étiquette « Réception », la ligne « Créé le » avec la date et l'utilisateur, l'icône marque-page et le menu « Actions ». L'icône marque-page ajoute la réception à votre liste de suivi (message « Commande ajoutée à votre liste de suivi ») ; en cliquant de nouveau, vous la retirez de cette liste.

Un bandeau vert indique « Cet ordre doit être confirmé dans votre logiciel WMS » et le bouton « Confirmez la réception » est grisé : voir « Comment confirmer une réception (« Confirmez la réception », ordre à confirmer dans le WMS) (prestataire logistique) ? ».

Les blocs d'information sont : « Enlèvement » (l'adresse d'où part la marchandise), « Livraison » (l'entrepôt qui reçoit), « Transport » (le transporteur), « Chargeur », « Date d'enlèvement prévue » et « Date de livraison prévue » (« Non renseigné » tant qu'aucune date n'est saisie). À droite, le statut de transport affiche « Aucun statut de transport » tant qu'aucun statut n'est transmis (ensuite, il affiche par exemple « Enlèvement en cours », « Enlèvement terminé » ou « Livrée ») ; il reste vide si les colis n'ont pas tous le même statut. Les statuts de la réception s'affichent en dessous.

Quatre indicateurs suivent : « Total UV » (la quantité totale, en unités de vente), « Taux de complétion », « Support de réception » et « Unité de conditionnement ». Un « - » s'affiche quand la valeur n'est pas renseignée. Sur une réception « Réceptionné », le « Taux de complétion » est renseigné (par exemple « 100 % ») et l'historique de l'onglet « Activités » indique « a confirmé la réception » avec la date.

Les onglets de la page d'une réception

« Contenu » : la liste des références attendues, avec les colonnes « Référence » (et sa désignation), « Lot », « SSCC » (numéro d'identification d'une unité logistique) et « Quantité attendue » ; sur une réception « Réceptionné », une colonne « Quantité réelle » s'affiche aussi. La barre « Rechercher » filtre les lignes. Le bouton « Exporter » propose « Excel » ou « CSV » et télécharge un fichier dont le nom commence par spacefill_references. Un clic sur une référence ouvre la page de cette référence.

« Colisage » : un tableau avec « Support de réception », « Type de conditionnement », « ID de suivi », « URL de suivi », « Poids (kg) », « Dimensions LxlxH (cm) », « Statut » et « Documents », et un bouton « Exporter ». Quand rien n'a été transmis, le message « Informations de colisage non communiquées. » s'affiche.

« Détails » : les adresses complètes d'« Enlèvement » et de « Livraison », le « Transporteur », les « Informations sur le transport », le bloc « Champs personnalisés » (ses champs dépendent de la configuration de votre compte) et les « Informations logistiques » : « Instructions pour l'entrepôt » et « Référence de commande WMS ».

« Documents », « Activités » et « Incidents » : chaque onglet affiche son nombre d'éléments. « Documents » contient les fichiers joints, « Activités » les commentaires et l'historique (par exemple « a créé la réception »), « Incidents » les incidents de la réception.

« Intégrations » : la liste des « Connecteurs inactifs » et un tableau avec « Connecteur », « Date de synchronisation », « Tâche exécutée », « Statut », « Données d'entrée », « Données de sortie » et « Actions ». Le message « Pas d'intégrations. » s'affiche quand il n'y en a aucune.

Les actions disponibles

Le menu « Actions » de la page d'une réception propose « Télécharger le bon de réception », « Marquer comme un retour », « Dupliquer la réception », « Annuler », « Signaler un incident » et « Ajouter un commentaire ». Sur une réception « Réceptionné », le menu propose aussi « Effectuer un ajustement » (grisé dans la vidéo), et sur une réception annulée il ne propose plus « Annuler » ni « Télécharger le bon de réception ». Voici les articles qui expliquent chaque action :

« Comment créer une nouvelle réception (« Nouvelle réception », « Envoyer la réception ») (prestataire logistique) ? »

« Comment ajouter des références à une réception (« Parcourir l'inventaire », « Importer », lot, SSCC) (prestataire logistique) ? »

« Comment dupliquer une réception ou télécharger son bon de réception (« Dupliquer la réception », « Télécharger le bon de réception ») (prestataire logistique) ? »

« Comment annuler une ou plusieurs réceptions (« Annuler », « Annuler en masse ») (prestataire logistique) ? »

« Comment signaler un incident depuis la page d'une réception (« Actions », « Signaler un incident ») (chargeur et prestataire logistique) ? »

« Comment ajouter un commentaire sur une réception (onglet « Activités », « Publique - Visible pour tous », « Envoyer ») (chargeur et prestataire logistique) ? »

« Comment gérer les documents d'une réception (onglet « Documents », « Modifier le document », « Télécharger », « Supprimer ») (chargeur et prestataire logistique) ? »

« Comment marquer une réception comme un retour ou retirer le statut de retour (« Marquer comme un retour », « Retirer le statut de retour ») (chargeur et prestataire logistique) ? »

« Comment rechercher ou filtrer les réceptions (« Ajouter filtres », filtres rapides Réceptions bloquées, Réceptions en retard, Incidents ouverts) (prestataire logistique) ? »

« Comment exporter les réceptions ou personnaliser la liste (« Exporter », « Afficher / Masquer », vues) (chargeur et prestataire logistique) ? »

Si un message d'erreur s'affiche, consultez « Messages d'erreur dans les réceptions : que signifient-ils ? (chargeur et prestataire logistique) ».