À quoi servent les demandes additionnelles et que contient la page « Demandes additionnelles » (cartes, statuts, colonnes) ? (prestataire logistique)

Les demandes additionnelles (prestataire logistique) servent à enregistrer, suivre et facturer les prestations qui sortent du contrat standard et que vous réalisez pour vos chargeurs. Pour les ouvrir, dans le menu de gauche, groupe « Collaboration », cliquez sur « Demandes additionnelles ».

À quoi servent les demandes additionnelles

Les demandes additionnelles permettent à un prestataire logistique et à ses chargeurs de gérer de façon structurée les demandes de services supplémentaires qui sortent du cadre du contrat standard, par exemple un contrôle qualité, un inventaire ciblé ou un reconditionnement. Ces demandes peuvent nécessiter une facturation supplémentaire : avant cette fonctionnalité, elles n'étaient enregistrées nulle part.

La fonctionnalité sert à trois choses : cadrer chaque demande avec un type et un sous-type précis, échanger avec le chargeur grâce aux statuts et aux commentaires, et mesurer le volume de ces prestations. Une demande peut être créée par le prestataire logistique comme par le chargeur. Spacefill peut activer ou désactiver la fonctionnalité compte par compte.

Les types et sous-types de demande

Chaque demande a un type et, si besoin, un sous-type. Spacefill propose six types par défaut : « Contrôle qualité » (par exemple inspection visuelle, contrôle quantitatif, contrôle de conformité, contrôle spécifique), « Inventaire ciblé » (par emplacement, par référence ou SKU, par lot avec DLUO ou DLC, par SSCC, suite à un litige), « Ré-étiquetage » (remplacement des étiquettes, ajout des étiquettes manquantes, correction d'étiquetage, ajout d'étiquettes réglementaires ou nationales), « Reconditionnement » (tri/séparation, déconstitution/recomposition, reconditionnement dans un nouveau format, ajout/suppression d'articles), « Re-palettisation » (palettes Europe, palettes perdues, passage demi-palette / roll, consolider ou déconsolider) et « Prise de photos » (photos des produits, photos palettes / supports, photos des dommages contestés, rapport photo). Les sigles : SKU = référence d'un article ; DLUO = date limite d'utilisation optimale ; DLC = date limite de consommation ; SSCC = numéro d'identification d'un colis ou d'une palette.

La liste que vous voyez dépend de la configuration du compte : un chargeur peut avoir ses propres types, ou un seul type proposé.

La page « Demandes additionnelles »

En haut de la page, trois cartes affichent un nombre : « Demandes assignées », « Demandes urgentes » et « Nouvelles demandes ». Un clic sur une carte filtre la liste et affiche une étiquette « Filtre rapide » ; la croix de l'étiquette retire le filtre. « Demandes assignées » compte les demandes assignées à votre entreprise (ou à l'un de ses utilisateurs) qui ne sont ni « Terminé » ni « Annulé » ; « Demandes urgentes » compte les demandes de priorité « Urgente » ; « Nouvelles demandes » compte les demandes au statut « Nouveau ».

Sous les cartes, la zone « Rechercher des demandes », le bouton « Ajouter filtres », le bouton « Afficher / Masquer » et le menu des vues « Vue par défaut » (« Gérer les vues », « Créer une vue »). En haut à droite : « Nouvelle demande » et « Exporter ».

Le tableau liste les demandes, avec les colonnes « Référence de la demande », « Statut », « Type », « Sous-type », « Priorité », « Chargeur », « Canal de vente », « Assigné à », « Date cible », « Date prévisionnelle de réalisation », « Date de création », « Dernier commentaire », « Créé par » et « Fermé par ». La colonne « Annulé par » est masquée par défaut. La référence d'une demande a la forme REQ suivie de la date et d'un numéro (par exemple REQ-20261021-1439). Un clic sur une ligne ouvre la page de la demande. Sous le tableau, une pagination indique le nombre de demandes affichées.

Tant qu'aucune demande n'existe, la page propose trois cartes de démarrage : « Contrôle qualité », « Inventaire ciblé » et « Reconditionnement ». Le bouton « Créer » d'une carte ouvre le formulaire de création avec ce type déjà proposé ; si ce type n'existe pas encore pour le chargeur, il est créé à l'envoi de la demande. La colonne qui nomme l'autre partie ne peut pas être masquée. Les champs des formulaires et de la page d'une demande dépendent de la configuration d'affichage du chargeur : certains champs peuvent donc être masqués sur votre compte.

La page d'une demande

La page d'une demande affiche sa référence, son statut, la date de création et l'auteur (« Créé le … par … »), le bouton « Mettre à jour le statut » et un menu « ⋮ » (« Editer la demande », « Réassigner la demande », « Supprimer »). Dessous : une frise des étapes, un bloc d'informations (« Canal de vente », « Assigné à », « Type », « Sous-type », « Date cible », « Priorité », puis « Date de réalisation », « Type de facturation » et « Montant à facturer » une fois renseignés), les « Pièces jointes » avec le bouton « Ajouter », la « Description », la zone « Commentaire sur la demande » et la liste « Activités et commentaires ».

Les statuts d'une demande

Une demande a cinq statuts : « Nouveau » (la demande vient d'être créée), « En attente de validation » (en attente d'approbation des modalités), « Traitement en cours » (affiché « En cours » dans la frise), « Terminé » (la prestation est réalisée) et « Annulé ». Le prestataire logistique comme le chargeur peuvent changer le statut à tout moment, y compris pour rouvrir une demande « Terminé » ou « Annulé ».

Les notifications

Spacefill envoie une notification par email à la création d'une demande, à l'ajout d'un commentaire et à chaque modification (assignation, type de la demande, type de facturation, statut).

Les actions disponibles

Créer : « Comment créer une demande additionnelle (« Nouvelle demande », « Créer la demande ») (prestataire logistique) ? ». Rechercher : « Comment rechercher ou filtrer les demandes additionnelles (« Rechercher des demandes », « Ajouter filtres », filtre rapide) (chargeur et prestataire logistique) ? ». Exporter : « Comment exporter les demandes additionnelles ou personnaliser la liste (« Exporter », « Afficher / Masquer », vues) (chargeur et prestataire logistique) ? ». Changer le statut : « Comment mettre à jour le statut d'une demande additionnelle (« Mettre à jour le statut », « En attente de validation », « Terminé », « Annulé ») (chargeur et prestataire logistique) ? ». Accepter ou rejeter : « Comment accepter ou rejeter une demande additionnelle en validation (« Validation demandée », « Accepter », « Rejeter ») (chargeur et prestataire logistique) ? ». Éditer ou réassigner : « Comment éditer ou réassigner une demande additionnelle (« Editer la demande », « Réassigner la demande ») (chargeur et prestataire logistique) ? ». Supprimer : « Comment supprimer une demande additionnelle (« Supprimer », « Oui, supprimer la demande ») (chargeur et prestataire logistique) ? ». Commenter : « Comment commenter une demande additionnelle ou y ajouter un document (« Commentaire sur la demande », « Ajouter un document », « Publique - Visible pour tous ») (chargeur et prestataire logistique) ? ». Messages d'erreur : « Messages d'erreur dans les demandes additionnelles : que signifient-ils ? (chargeur et prestataire logistique) ».